Digitální notářství

DIGITÁLNÍ NOTÁŘSTVÍ: NOTÁŘSKÝ ZÁPIS Z POHODLÍ DOMOVA

Stále ještě si mnoho lidí představuje návštěvu notáře jako nutnou cestu do kanceláře, čekání v čekárně a podpis papírové listiny. Realita je dnes jiná. Od 1. září 2021, kdy vstoupila v účinnost novela notářského řádu (zákon č. 300/2021 Sb.), je možné celou řadu notářských zápisů sepsat zcela elektronicky, na dálku, z pohodlí vašeho domova nebo kanceláře — aniž byste ke mně museli fyzicky přijet.

Co to v praxi znamená?

Jednoduše řečeno: notář a klient se setkají online. Probíhá videokonference, při které notář vidí účastníka v reálném čase, ověří jeho totožnost, přečte mu obsah notářského zápisu, zodpoví dotazy — a nakonec účastník dokument podepíše elektronicky. Celý úkon má stejnou právní váhu jako klasický notářský zápis sepsaný „naživo".

Jak to celé probíhá? Krok za krokem.

1. Příprava a zaslání odkazu Vše začíná tím, že notář klientovi zašle odkaz do zabezpečeného virtuálního prostředí — tzv. „jednačky". Jedná se o aplikaci Centrálního informačního systému Notářské komory České republiky.

2. Ověření totožnosti přes bankovní identitu Před zahájením samotného jednání se klient přihlásí do aplikace prostřednictvím kvalifikovaného systému elektronické identifikace — nejčastěji přes bankovní identitu (Bank iD). Tuto službu dnes nabízí většina bank: Česká spořitelna, Komerční banka, ČSOB, Fio banka, Raiffeisenbank a další.

Princip je jednoduchý: banka při zakládání účtu ověřila vaši totožnost fyzicky na pobočce. Bankovní identita pak toto ověření „přenáší" do online světa. Notář tak má spolehlivou jistotu, kdo se k jednání připojil — a to bez rizika, že by někdo předložil falešný nebo ukradený doklad.

Alternativou je přihlášení přes Identitu občana (eidentita.cz) nebo pomocí elektronického občanského průkazu s čipem.

3. Videokonference a kontrola dokumentu Jakmile je klient ověřen a připojen, notář nahraje do „elektronické jednačky" návrh notářského zápisu. Klient jej vidí na obrazovce, může jej v klidu přečíst, klást dotazy a případně vznést připomínky — stejně jako při osobním jednání.

4. Podpis elektronickým podpisem Po odsouhlasení obsahu klient dokument podepíše uznávaným elektronickým podpisem, a to přímo v prohlížeči pomocí zabezpečeného doplňku vydaného Notářskou komorou ČR.

Notář zápis opatří svým kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem. Místo papírového razítka a vlastnoručního podpisu — plnohodnotný elektronický ekvivalent s přesně ověřeným časem podpisu.

5. Výsledný dokument a zápis do rejstříku Notář vyhotoví elektronický stejnopis notářského zápisu opatřený QR kódem. Pravost zápisu si kdokoli může ověřit přes veřejně přístupnou Sbírku dokumentů Notářské komory — stačí zadat pořadové číslo nebo naskenovat QR kód.

Pokud jde o záležitost obchodního rejstříku (např. změna jednatele, změna základního kapitálu, změna společenské smlouvy), notář provede přímý zápis do obchodního rejstříku bez další návštěvy úřadu.

Na co konkrétně lze elektronický notářský zápis využít?

Zákon taxativně vymezuje případy, kdy lze notářský zápis sepsat elektronicky. Nejde tedy o libovolný notářský zápis — kupní smlouvy, darovací smlouvy ani jiná obecná právní jednání elektronicky sepsat nelze. Elektronická forma je zákonem povolena výhradně pro tyto situace:

Rozhodnutí orgánů právnických osob (§ 80a NotŘ):

• Valná hromada elektronicky — společníci s.r.o. nebo akcionáři a.s. mohou konat valnou hromadu přes videokonferenci s notářem. Podmínkou je, aby to připouštěla společenská smlouva nebo stanovy. Takto můžete změnit třeba sídlo vaší společnosti, název firmy nebo celou společenskou smlouvu.

Právní jednání jako podklad pro zápis do veřejného rejstříku (§ 70 odst. 2 NotŘ):

• Notářský zápis o právním jednání lze sepsat elektronicky pouze tehdy, pokud slouží přímo jako podklad pro zápis, změnu nebo výmaz v obchodním rejstříku nebo jiném veřejném rejstříku. Typicky jde o zakladatelské právní jednání při zakládání obchodní společnosti.
• Rozhodnutí jediného společníka — pokud je v s.r.o. jediný společník, může přijmout rozhodnutí (typicky o změně zakladatelské listiny, zvýšení základního kapitálu, změna sídla, odvolání jednatele apod.) plně elektronicky.

Praktický příklad: Podnikatelé Jan a Marie jsou společníci s.r.o. Chtějí změnit společenskou smlouvu — zvýšit základní kapitál a přijmout nového jednatele. Jan je v Praze, Marie pracuje z Brna. Dříve by oba museli jet ke mně do kanceláře v Praze či Litoměřicích. Dnes se oba připojí z počítače, ověří svou totožnost přes bankovní identitu, proběhne videokonference, podepíší elektronicky — a já ihned provádím zápis do obchodního rejstříku. Vše vyřešeno za dopoledne, bez cesty.

Co elektronicky nelze?

Elektronická forma je výjimkou, nikoli pravidlem — zákon ji připouští pouze v taxativně vymezených případech uvedených výše. Elektronicky tedy nelze sepsat mj.:

• Kupní smlouvy, darovací smlouvy ani jiná obecná právní jednání.
• Závěť a jiné právní jednání pro případ smrti.
• Manželské smlouvy a předmanželské smlouvy.
• Záležitosti dědického řízení obecně.

U těchto úkonů je osobní setkání s notářem stále nezbytné — a to z dobrého důvodu. Notář musí osobně posoudit svobodnou vůli a způsobilost jednající osoby.

To vše ale prozatím, již nyní zákonodárce pracuje na rozšíření okruhu případů, kdy se bude používat elektronický sepis notářského zápisu.

Je to bezpečné?

Otázka, která napadne každého rozumného člověka. Odpověď je ano — a zde je proč:

• Totožnost je ověřena spolehlivěji než kopií průkazu. Banka vaši totožnost fyzicky ověřila při zakládání účtu. Bankovní identita toto ověření „přenáší" do online prostředí — nelze použít falešný doklad.
• Notář vidí účastníka v reálném čase a ověřuje shodu mezi osobou na obrazovce a údaji z identifikačního systému.
• Elektronický podpis je nepopiratelný. Kvalifikovaný elektronický podpis je ze zákona rovnocenný vlastnoručnímu podpisu — a navíc nese přesný čas podpisu prostřednictvím časového razítka.
• Zápis je veřejně ověřitelný. Každý notářský zápis je evidován ve Sbírce dokumentů Notářské komory ČR — pravost si může kdokoli ověřit online.
• V podezřelých případech má notář právo požadovat fyzickou přítomnost klienta a elektronickou cestu odmítnout.

Shrnutí

Elektronické notářství není futurismus — je to dnešní realita, která šetří čas a odstraňuje zbytečné administrativní překážky. Zákon však jasně vymezuje, kdy je tato cesta možná: jde zejména o rozhodnutí orgánů obchodních společností a záležitosti zápisů do veřejných rejstříků. Celý proces probíhá v zabezpečeném prostředí aplikace Notářské komory ČR, totožnost účastníka je spolehlivě ověřena přes bankovní identitu, dokument je podepsán elektronickým podpisem a uložen v centrálním archivu.

Pokud řešíte záležitost obchodní společnosti — změnu společenské smlouvy, valnou hromadu, rozhodnutí jednatele nebo zápis do rejstříku — a nechcete se vydávat na cestu, neváhejte se obrátit na naši notářskou kancelář. Rádi vám celý proces vysvětlíme a provedeme jej online.

Mgr. Petr Elšík, notář